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第6回は、フリーランスでIT企業の採用事務を担当しているまなこさん（30代・神奈川県在住）です（前編はこちら）。出社することなく自宅からリモートで働いています。後編では、
- オンライン採用事務を始めたきっかけ・仕事内容
- オンライン採用事務だから発揮できた自分の強み
- 自分に合う仕事に巡り合う秘訣
についてお聞きします！
※記事内の情報は2023年2月時点のものです。
▷【前編】働き方に悩んだ過去｜オンライン秘書でフリーランスデビュー
【出身地】山梨
【転勤歴】大阪→岡山→愛知→神奈川
【家族】夫、長女（6歳）、長男（4歳）
【好きなこと】ランニング、アジア旅行、ビール
この記事は「転妻インタビューライター養成プログラム」の受講生さんが取材・執筆しました！
【取材・執筆】NAO（ナオ）
Web マガジン「転勤族の妻のお仕事」ライター。転勤族歴10年目。金融系正社員として仕事を続けながらも、育児との両立の壁にぶつかる。自分らしい働き方を模索するために、育児休業中にWEBライティングやブログ、整理収納アドバイザーなどあれこれ挑戦中。
オンライン採用事務を始めたきっかけ・仕事内容
柔軟な雰囲気の企業でオンライン採用事務のキャリアがスタート
ーーまなこさんは現在「オンライン採用事務」としてご活躍されていますが、それ以前に採用事務の経験はほとんどありませんよね（詳しくは前編）。どのような経緯で現在の採用のお仕事と出会ったのですか？
オンライン秘書としてフリーランスデビューしてしばらくした頃に、クラウドソーシングサイトの「クラウドワークス」で今のクライアントと出会いました。実は、当初は「営業事務」の募集だったんです。
クライアントはIT関連のスタートアップ企業なのですが、とても柔軟で「やりたいことがあったらなんでもやっていいよ」という雰囲気です。営業事務の仕事を始めてしばらくしてから「採用も人が足りてないから、やってみる？」と声をかけていただいたのが始まりでした。
ーー今どきの会社ならではですね！
業務委託メンバーも多いですし、社員さんも自由度が高い働き方をしていますね。ちなみに私に「採用やってみる？」とお声掛けいただいた社員さんは、なんとタイ在住です！
ーーえっ、そうなんですか！本当に自由な会社ですね！まなこさんの働き方や報酬の形態はどんな感じですか？
働き方は業務委託です。時間の拘束はありませんが、平日9:30～17:30に作業すると自分で決めています。報酬は時給制で、このクライアントのお仕事でいただいている収入は、月に15万円弱ですね。これとは別に、他社のコールセンターのお仕事も2つあって、すべて同時進行でやっています。
ーー働きやすさはいかがですか？
在宅ワークで、残業もなく、自分の都合で休みも取れるのでとっても働きやすいです。子どもが急な病気でも面倒を見ながら仕事ができるので、子育てとの両立であまり困ったことがありません。
オンライン採用事務の仕事内容は？
ーー採用事務とは具体的にどのような仕事でしょうか？
採用＝面接・選考というイメージが強いと思いますが、実際には面接・選考以外にいろいろな工程があります。具体的に挙げると、こんな感じです。
- 求人サイトに応募があるかの確認
- 書類選考の担当者へ合否の判断依頼
- 合否結果の通知
- 候補者との面談日程調整
- 適性検査の案内
- 面接の日程調整
- 選考状況の管理
- 入社、厚生年金、マイナンバー、給与口座に関する手続き
- 個人情報に関する契約書の発行
- メールアドレスやSlackアカウントの発行
応募から入社まで、採用に関わる事務プロセスのほぼすべてを担っています。
ーーほぼすべてですか！すごい……。どの業務も最初から担当していたのですか？
最初は一部をやっていたのですが、いつの間にかどんどん増えていきました。何件もの選考が同時に進行するので、業務が増えていくと全体の進行状況を管理するのが大変ですね。
私の役割は、採用チームのメンバーや面接担当の社員、そして候補者の方など、さまざまな属性の方とコミュニケーションを取りながら一連の採用業務を円滑に進めていくことです。また、候補者応対部門のリーダーとして採用フローの見直しや仕組みづくりにも関わらせてもらっています。
オンライン採用事務だから最大限に発揮された 自分の強み
オンライン採用事務に必要な2つのスキルとは？
ーー「オンライン採用事務」にはどんなスキルが求められますか？
「マルチタスク能力」そして「オンラインコミュニケーション能力」がとても大切です。
ーーまず「マルチタスク能力」とはどんな力ですか？
同時進行で複数のタスクをこなす力です。「どの候補者がどの段階にいるのか」「次のアクションはなんなのか」を管理しながら、さまざまな業務を同時進行で進めていく必要があるんです。
例えば、不採用になった方の「お見送りメール（不採用通知）」は早すぎても遅すぎても失礼になるので、面接の2〜3日後に送るルールです。全体を把握しつつ、このような細かいタスクにも漏れなく対応する能力が必要なんです。
ーーなかなか大変ですね。実際まなこさんはどのようにタスク管理されているのですか？
チームで共有するフォーマットの他に、Notion（多機能メモアプリ）で自分用のメモを作って管理しています。私は決まったルールに従って正確に仕事をするのが得意なタイプなので、その強みが発揮されているなと感じます。
ーーなるほど！人によってはストレスに感じてしまいそうですが、まなこさんには合っているお仕事なんですね。
顔が見えないから「読む気になる文面」にこだわる
ーーもう1つの「オンラインコミュニケーション能力」はどのような力ですか？
オンライン採用事務のお仕事は、相手と直接会うことはほとんどありません。チャットやメールなどの文章のやり取り、ZoomなどのWeb会議がメインです。これらをスムーズに行う力がオンラインコミュニケーション能力です。
オンライン採用事務で特に重要なのが文章でのやり取りです。即レスすることと、相手が返信しやすいように簡潔でわかりやすい文章にすること。この2点はすごく気をつけていますね。
スムーズにやり取りするためには、パッと見て「読む気になる」文面づくりが大切。大切なことは文頭に【重要】、共有だけのものは【共有】とつけたり、できるだけ箇条書きにしたりと工夫しています。
ーー確かに！文章にも「絵面」ってありますよね。
そうです。私自身の仕事も返信がないと進まないものが多いので、自分のためにも相手のためにも、文章の見た目にはすごくこだわってますね。
ーー文章力が仕事の質に直結するんですね！文章力以外で大切なことはありますか？
「どうしたらお役に立てるか」を常に考えて行動しています。ちょっとした改善点を見つけてチームに提案してみたら効率化につながることもあり、やりがいを感じます。いろいろな仕事を任せてもらえるようになったのも、このような気配りの積み重ねがあったからかなと。
ーーどんな仕事でも相手への気配りや思いやりは大切ですが、オンラインだからこそ「人としての信頼性」がより重要になってくる気がします。
「気が利く」と思われないとやっていけないところはあるかもしれません。むしろ、気が利くと思われたいがために、いろいろやっているところはあります（笑）。
ーー思われたくてできてるのは、すごいですよ！！
自分に合う仕事と巡り合う秘訣とは？
「やってみたい」という気持ちに素直になる
ーーまなこさんが「オンライン採用事務」という自分にピッタリな働き方に巡り合うことができたのは、新しい仕事にも臆せず挑戦してきたことが要因の1つだと感じました。新しい仕事を始めるときにためらわないんですか？
もちろん「自分にできるのかな……」という不安はいつもあります。でもそれ以上に「やってみたい」「チャレンジしてみたい」という好奇心が上回るから飛び込んでいけるんだと思います。
ーーそういえば、前編では学生時代に海外留学や国際ボランティアに行かれていたとおっしゃっていましたね。もともと好奇心が強いタイプなんですか？
そうですね。好奇心や度胸はある方だと思います。海外ボランティアも、中国やヨーロッパなど旅行でも行けそうなところではなく、全然知らない国にしようと思ってウクライナに行ったりしました。今でこそみんなよく知った国になりましたが、当時はどこにあるかも知らなかったです。「やってみたら、なんとかなるかな」という気持ちでチャレンジしていました。
ーー自信がないのはみんな一緒。自分の好奇心にどれだけ素直になれたかが、行動力につながってくるんですね！
クラウドソーシングで選ばれるには◯◯を整える
ーークラウドソーシングでクライアントに選ばれる秘訣を教えてください！
応募しても返信すらないことも多いので、まずはどうすれば企業側の目に留まるかを考えることが重要です。私はプロフィール欄を徹底的に整えました。自分の経歴やスキルがわかりやすく伝わるよう、工夫に工夫を重ねて作り上げていきましたね。
あとは、応募した企業から返信がきたら即レスすることと、連絡するときは丁寧な文章を書くこと。当たり前かもしれませんが、クラウドソーシングで仕事を探している人の中にはそれができない人が意外と多いんです。
ーー応募の時点からオンラインコミュニケーション能力が大事なんですね！ちなみに今のクライアントさんと出会うまでに何社くらい応募されましたか？
15社くらいは応募したと思います。応募しても返信がなかったことや、返信がきてもお話を伺ったら思っていた仕事と違っていて、こちらからお断りしたこともあります。
クラウドソーシングで今のクライアントさんみたいに環境がいい会社とマッチングできたのは、運が良かったですね。いいクライアントと巡り合うには、先ほど挙げたプロフィール欄の見直しや丁寧な返信などの努力を地道に続けていく必要があります。
「スキルがない」は思い込みかも 自分の価値に気づくことが大事
ーーオンラインやフリーランスで仕事をすることにハードルを感じる人も多いと思いますが、そんな方にはどんなアドバイスをしますか？
新しい働き方にためらってしまうのは「自分には特別なスキルがない」と思い込んでいるからじゃないかと思います。でもそういう人ってきっと、何事もそつなくこなせてしまうタイプだからそう感じるだけなんですよね。
オンライン事務やオンライン秘書は、そんな人にこそ向いている仕事です。オンラインのコミュニティに入って活動してみたり、クラウドソーシングでお仕事に応募してみたり、小さな挑戦からぜひ始めてみてほしいなと思います。
ーー自分の価値って自分では気づきにくいものですよね！素敵なアドバイスありがとうございます。最後に現在の満足度を教えてもらいました！
5点満点でおしえてもらいました！
【仕事内容：4点】基本的に満足ですが、私が担う仕事がマニュアル化されていないことに課題を感じています。マニュアルづくりに着手したいなと思いながら、忙しくてできていないのが現状です。
【働きやすさ：5点】文句なしに働きやすいです。
【収入：3点】時給制なので稼げる金額にどうしても限りがあります。今のところ大きな変化は求めていませんが、収入アップに向けてどうするかゆっくり考えていきたいなと思っています。
まなこさん、ありがとうございました！
Webマガジン「転勤族の妻のお仕事」編集長
mia（ミア）
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「引っ越しが多い転勤族の妻は、どんなお仕事・働き方をしているんだろう？」「転勤があっても、やりたい仕事で私らしいキャリアを歩むにはどうすれば？」
そんな疑問から、転勤族の妻のみなさんにインタビュー！自分も家族も大事にしながら、自分らしいキャリアを模索する転妻さんに、お話を聞くシリーズです。